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リモートワーク(テレワーク)のススメ。メリット・デメリット、プロセス、ツールを徹底解説

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特にミレニアル世代とされる20-30代の社会人には、自由な働き方が幅広く受け入れられており、今後企業の採用活動や働き方を見直す上でリモートワークの理解と導入は必須になるでしょう。このガイドでは、リモートワークをどのように成功させるかを、ケーススタディも含め徹底的に解説していきます。

はじめに

リモートワークへのシフトが盛んに行われているアメリカでは、2005年から2017年の間に、リモートワーカーの数が159%増加しました。

今日、その数は470万人(人口の3.4%)ともされています。

SlackやZoomなどのリモートワークに適したソフトウェアの台頭、そしてグローバリゼーションやコロナウイルスなどマクロな影響もあり、日本でもリモートワーカーのトレンドは幅広い業種業態で見られます。

特にミレニアル世代とされる20-30代の社会人には、自由な働き方が幅広く受け入れられており、今後企業の採用活動や働き方を見直す上でリモートワークの理解と導入は必須になるでしょう。

このガイドでは、リモートワークをどのように成功させるかを、ケーススタディも含め徹底的に解説していきます。

第1章
リモートワークのメリット

まずリモートワークのメリットとチャレンジについて検証していきます。

「どのように」リモートワークに取り組むかの前に、まず「なぜ」リモートワークに取り組むのかについて、理解を深めましょう。もしすでに理解が深いのであれば、次の章へとお進みください。

全社がリモートワーカーで構成される会社として有名なBufferでは、今までリモートワークに携わった社会人にアンケートを行い、興味深い結果を報告しました。そこで明かされたメリット・デメリットに加え、いくつかの事例を紹介します。

フレキシビリティ

毎日の通勤、度重なるミーティング、同僚へのオフィスでの気遣いなど、オフィスでは自分が使える時間にどうしても制限がかかります。上記の調査ではミレニアル世代は個人的な時間や趣味を重要視する傾向にあり、採用や社員満足度の工場に貢献します。

プロダクティビティ

上司や同僚からのお願いや、訪問客などによる意図せぬ「妨害」は、オフィスを最も生産性の低くなる場所にします。リモートワークでは自分が一番活動しやすい場所を選べるので、従業員の生産性工場に役立つとされます。

“Remote” (邦題:強いチームはオフィスを捨てる: 37シグナルズが考える「働き方革命」) の著者David Heinemeier HanssonとJason Friedは「自分だけで考えられる時間を持つという事が、リモートワークの数あるアドバンテージの一つだ」と話します。

どこからでも仕事が出来る

子育てをしながら働いていたり、親の介護をしている場合、場所に限らず仕事ができるのは、リモートワークはライフスタイルに大きな自由をもたらします。

他にも旅行が大好きで常に世界を旅したり、毎年住居を変えるプチノマドなど、場所に制限されない生き方は魅力的に映るでしょう。

通勤からの解放

多くの方が通勤をストレスフルなルーティンと感じています。満員電車のなかで1時間も揺られていては、オフィスに到着する頃にはすでに疲弊しているでしょう。

そしてその時間は本来であれば仕事をしたり、家族の時間に使えたりもします。通勤の時間をカットする事で、従業員はより大切な事に時間を割くことができるのです。

家族との時間

多くのリモートワーカーは家での仕事を選びますが、それはより多くの家族との時間を意味します。リモートワークを選ぶことで、今まで多くの時間を共にすることが出来なかった小さな子供との時間を取り戻すこともできます。

コストカット

企業目線で考えると、オフィスの賃料やオフィス家具を取り除く事が出来るのは一つのコストカットに繋がります。

ただし、リモートワークの導入を単なるコストカットの一環や「安く働くこと」と勘違いをすると、多くの問題が発生するので、注意しましょう。リモートワークにはオフィスワークとは異なる投資が必要となります。

第2章
リモートワークのチャンレジ・課題

リモートワークにはメリットだけではなく、当然多くの課題も存在します。

ここではアンケート結果にある、顕著な課題について見ていきます。

仕事と個人的な時間の区切り

家で仕事をし始めたら、場所による区切りはなくなってしまいます。

個人的な時間と仕事の時間の線引きがより難しくなってしまうので、いつまでも仕事に手がつかなかったり、逆にいつまでも仕事をしてしまって休めなかったりと問題は様々です。部屋を変えるなどいくつかの方法はありますが、多くのリモートワーカーがこの問題抱えています。

孤独や寂しさ

完全なリモートワーカーの場合、対人ミーティングはもちろん、ランチ、就業後の食事会・飲み会など、同僚とのインタラクションはゼロに近い状態になります。

社員総会などを開催したとしても、頻度は多くて年に2回なので、人に会わない事による孤独や寂しさも理解をする必要があります。この課題に対しても多くの会社がすでに取り組んでおり、「バーチャル井戸端会議」などの提案がされています。

コラボレーション・働き方

リモートワークになる事で、今までの働き方そのものを見直す必要ができてます。

例えば会社の四半期ロードマップを考えるために、チームが集まってホワイトボードにアイデアを書き連ねていく、(少なくはなっていますが)社内間のファックスでのやり取りや、承認を印鑑でするなど、今までのプロセスが同様に機能しなくなるので、デジタルソリューションへの移行が必須となります。

第3章
リモートワークの種類

「リモートワーク」と言えども、様々な種類が存在します。本章ではどのようなリモートワークがあるのかを紹介します。

フルリモート

このタイプは前述のBufferや37シグナルズ(現 Basecamp)など、全社員がリモートワークで構成される企業です。

本社登記には住所が必要となりますが、実際のオフィスはなく、その代わりバーチャルな空間でプロジェクトマネジメントから営業、マーケティング、カスタマーサポートを行います。

クラウドテクノロジーの進化によりセキュリティやアクセスマネジメントと強固に整えながらも、従業員が完全にリモートで働ける環境が整いつつあります。

パーシャル(部分的)リモート

このタイプのリモートワークは、オフィス業務とリモート業務がハイブリッドになった形です。例えば一部の従業員や部署はリモートでフルタイムで働くことを許可され、他の従業員はオフィスに留まって働くなどが例として挙げられます。

また、月、水、金曜日はオフィス勤務で火曜、木曜はリモート勤務、などもパーシャルリモートの一部です。必ず物理的に社員を配置する企業に適しています。(金融、不動産、小売など)

福利厚生

会社自体はオフィス勤務を必須としている一方、福利厚生としてとリモートワークを提供する企業も増えてきています。

前述したメリットを活用し、従業員の満足度を高めるために、リモートワークを提供する企業数は増加しており、今後数年間でさらに多くの企業が見られるでしょう。

第4章
リモートワークの基本の「き」

リモートワークを始めるにあたり、一番最初に知っておくべきことをまとめました。主にマインドセットやミーティング手法について具体的に見ていきます。

自己規律

リモートで作業してみると、すぐにオフィス業務との違いに驚くでしょう。

誰も見ていない環境で働く事になります。隣には同僚も、上司も、部下も、取引先の担当者もいません。誰もあなたが仕事をしているか、Netflixを見ているか分かりません。

リモートワークはこのように、従業員一人ひとりの自己規律が必須となります。

例えばタイムマネジメントのソフトウェアを利用したり、日報や進捗管理ツールを活用するなどして課題に取り組みましょう。

“ミーティング”

リモートワークにおけるミーティングへの参加は、オフィスワーク以上の重要さを持つ事になります。オフィスでは、ミーティングへの参加が遅れ場合、その人が他の人と話したり、他の作業をしているのを見かけるかもしれません。しかしリモートワークの場合、ミーティングに時間通り来ない理由が一切分かりません。

当然のことかもしれませんが、相手の時間への配慮を忘れず、時間を守りミーティングに参加しましょう。もし遅れてしまう場合には、事前にチャットツールなどで通知するなど、対応を取りましょう。

タイムゾーン

全社会議をZoomやGoogle Hangoutでする場合、タイムゾーンに注意を払うようにしましょう。特に日本だけでなく他の国に社員を抱えている場合などは要注意です。

例えば日本時間午後の場合、アメリカはまだ深夜〜早朝にあるので、チームメンバー全員が参加しやすい時間に会議を予定したり、難しい場合は毎週おきに時間をローテーションしたり工夫が必要です。

第5章
リモート・テレワークツール

どんな場所でも働けるようになる。そんなツールを紹介していきます。

社内チャット

Slack: 社内チャットツールはSlack以前にも数多くありましたが、Slackの台頭は今までの常識を覆しました。例えば部門間をまたぐ全社的なコミュニケーションやDM、アプリ連携など数多くの画期的な機能をもたらせました。今では上場企業として日本でも多くのユーザーを持ちます。 [URL]

Team: Microsoftが手がけるTeamsは想像通り、WordやExcelを直接チャット上でコラボレーションできたり、その他のMSソフトの互換性に優れます。常にMicrosoftのソフトウェア利用が多い企業にオススメです。 [URL]

Chatwork: 日本発のサービスとして紹介したいのがChatworkです。基本的な機能は上記サービスと大差ありませんが、チャット上でタスクを管理出来る機能が付いているので、アプリ連携などをしなくてもChatwork上で管理が可能です。

ミーティング

Zoom: ビデオやオーディオ会議、チャット、ウェビナーの開催などで人気を博しているのがZoomです。特にURLを共有するだけで誰もがミーティングに参加出来たり、ネットワークが遅くても音声がクリアに聞こえたりする技術力で多くの企業に導入されています。

Meet: Googleが提供するカンファレンスツールです。当初Google Hangouts Meet(Google Suiteの一部)という名の有料のサービスとして発表されましたが、最近の発表で無料で利用出来るようになっています。またGoogle Calendarとの連携などもオススメです。

Skype: Microsoft社が手がける昔ながらのビデオカンファレンスツールです。Microsoftとの連携はもちろんですが、電話番号が自由に作成できたり、独自の電話ソフトへの連携に適しています。

プロジェクト管理ツール

Trello: Trelloは、タスク管理ツールとして、世界で最も人気のソフトウェアの一つです。特徴的なのは視覚的な管理方法で、「カンバンボード」と呼ばれる手法で色々なフィルタを通してタスクを管理することができます。[URL]

Asana: リアルタイムで進捗を確認したり、共有することがAanaを活用することで出来ます。また、プロジェクトに置いて何がブロッカーになっているかを可視化することができるので、チーム全体のフォーカスをまとめることも支援します。最近では日本語でのサービスも開始しています。[URL]

Jira: 上記TrelloはAtlassianという企業に買収されましたが、このJIRAというツールもAtlassianが提供するツールです。TrelloやAsanaと違い、より複雑で細かな作業分配が出来るのが特徴でソフトウェア開発の管理や、大企業での導入に適しています。

第6章
リモート採用

リモートであろうが、オフィスワークであろうが人材は企業が持てる最も大切な財産です。リモートワークにおける採用活動を見ていきましょう。

採用活動

前の章で説明した通り、リモートワークをうまく進めるためには、自己規律が必要不可欠となりますが、それ他にも多くのマインドセットが求められます。

こことでは採用活動をする際に、どのような人材を探せばいいのかを見ていきましょう。

コミュニケーションスキル

テレワークでは実際に会って話すよりも、ボディランゲージが伝わりにくいので、より的確なコミュニケーションが求められます。採用をする際には、求職者の発言内容や方法がきちんと伝わるのかを分析しましょう。

管理能力

「自己規律」に繋がるものがありますが、リモートワークでは人的管理が求められるマネージャーに限らず、タスクや時間管理などもより重要視するべきでしょう。パフォーマンスにムラがありすぎる場合などは注意が必要です。

面接・オファー

「どのような人物を採用するか」の他に「どのように採用するか」ということも重要です。

ホームタスク

リモートワークをメインにする人物を採用する場合「なんとなく」や「社風に合いそうだから」は禁物です。

必ずホームタスクや簡単なアウトプットを提出してもらい、経験や能力の把握をきちんと行いましょう。こうすることで企業・求職者ともミスマッチを避けることができます。

リファレンス

また、社内の評価が面接の結果高かったとしてもリファレンスを取ることは必須としましょう。

ただし日本では原則本人の承諾をとらすに行うと、個人情報保護の観点から問題になり得ますし、リファレンスを直接企業に尋ねても、明確な返答が受けられないので、求職者からは少なくとも2名、可能であれば3名のリファレンスを提出するように依頼しましょう。

オンボード

リモートワークでは「入社歓迎会」もないので、多くの方が入社した実感がわかないと言います。(前章にあるように孤独や寂しさはこうした人間関係からくるものとされます。)

採用はゴールではなくスタートです。入社した従業員が気持ちよく働けるよう、PCやネット環境などのツールはもちろん、企業の働き方をまとめたルールブックやセッションにも招待しましょう。

第7章
リモートマネジメント

マネジメント、人事、営業やマーケティング、そしてカスタマーサポート。こうした日々の業務はリモートチームにおいてどのように遂行されるのでしょうか。

リモートワークがオフィスワークと異なる点は、社員が地理的に分散しているというだけで、通常業務は同じく遂行されます。この章では会社の各役割がどのようにリモート会社でされるのかを見ていきましょう。

指標管理

リモートワーカーが多い会社であればあるほど、会社の透明性は重要視されます。これは社内で情報の不均衡を避け、どの社員でも同じように貢献できるようにするためです。

特に重要な指標、例えば四半期ごとのOKRや売上・成長率などのKPIはダッシュボードなどで確認できるようしていきましょう。また、社員の通常業務に答えられるようにするためにも社内WIKIやボットの提供も人気を集めています。

人事評価

リモートワークでもオフィスワークでも人事評価でも最も重要なことは評価指標をブラさず、フェアに判断を下すということです。

現場レベルではほぼ不可能とされますが、会社がどのような行動を重要視・評価しているのかを全社員レベルで理解を広め、その指針をベースに人事評価(昇給・減給)などを行いましょう。

営業・マーケティング

人事同様、営業やマーケティングもオフィスワーク同様に遂行されるべきです。

今日では多くのツールが提供されており、営業も足で回るのではなく、インバウンドマーケティングから問い合わせをベースにソリューションの提案・クローズしていくなど形態が変わってきています。

カスタマーサポート

すでに多くの企業でアウトソースされていたサポートのあり方も、在宅勤務などの導入が進んでいます。最近では電話サポートがチャットサポートに置き換わるなどして、よりリモートワークがされやすくなっています。

ここで重要なのは、あくまでもサポートスタッフがどこにいるか、ではなく顧客がどれだけ満足しているか、になるので、リモートワークだとしても顧客満足度やレスポンス時間・率などを徹底的に追い求める必要があります。

おわりに – オフィスワークの終焉?

このガイドではなぜリモートワークが台頭してきているか、どのようにリモートワークを行うかなど見てきましたが、一方のオフィスワークや対面での仕事はどうなっていくのでしょう。

我々はオフィスワークが「終わる」のではなく、「生まれ変わる」のだと確信しています。

どういうことか。

例えば今まで惰性で続けていたミーティングや慣習は見直され、指標やタスクが透明性を持つことになります。

このような変化の中で、今後の対面のミーティングはより生産性の高いものとなり、「リモート」と「オフィス」のイイトコどりが出来るようになる企業が増えていくでしょう。

オフィスワークが完全に終わることは、まだしばらくないでしょう。多くのリサーチが、人間同士のインタラクションが重要ということを示していますし、上述したリモート企業も年に数回の全社会議を直接集まる形で開催しています。

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